Quy trình cấp phát đồng phục công ty có vai trò rất quan trọng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Các bước trong quy trình cấp phát đồng phục phải được xây dựng chặt chẽ, bài bản vừa tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên thực hiện việc đổi – nhận mới đồng phục, vừa giúp doanh nghiệp quản lý rủi lãng phí ngân sách.
1. Ý nghĩa của quy trình cấp phát đồng phục công ty
Đồng phục trong công ty không chỉ bao gồm quần áo, trang phục bảo hộ lao động mà còn có các loại phụ kiện khác như caravat, mũ nón, thẻ đeo, bảng tên, mangset… Các tổ chức, doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí khá lớn để đầu tư cho các khoản này.
Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn như công ty sản xuất, quy trình cấp phát đồng phục công ty có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Quy trình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả nhờ kiểm soát được số lượng đồng phục giao cho nhân viên, công nhân hoặc các bộ phận khác.
Mặt khác, xây dựng và triển khai quy trình cấp phát đồng phục cũng là phương thức giúp các doanh nghiệp nắm bắt biến động số lượng đồng phục trong một tháng, một quý hay một năm để đưa ra kế hoạch may, in đồng phục hợp lý.
2. Các bước trong quy trình cấp phát đồng phục công ty chuyên nghiệp
Quy trình cấp phát đồng phục công ty chuyên nghiệp thường bao gồm các bước sau đây.
2.1 Thành lập bộ phận (ban) cấp phát đồng phục công ty
Để quy trình cấp phát đồng phục được thực hiện một cách bài bản, các doanh nghiệp, tổ chức phải thành lập một bộ phận hoặc phòng ban chuyên phụ trách công việc này. Đội ngũ thực hiện cấp phát đồng phục trực tiếp kiểm soát đầu vào – đầu ra, số lượng đồng phục và các phụ kiện đi kèm.
Đồng thời, chịu trách nhiệm bảo quản đồng phục còn tồn đọng trong kho, nắm bắt nhu cầu sử dụng thực tế của các bộ phận khác trong công ty để đưa ra phương án tăng – giảm số lượng đồng phục hợp lý nhất.
2.2 Viết đơn/phiếu xin cấp phát đồng phục
Khi muốn nhận mới hoặc đổi đồng phục cũ, các bộ phận phải viết đơn yêu cầu hoặc phiếu xin cấp phát đồng phục. Nội dung đơn/phiếu yêu cầu nêu rõ đơn vị, số lượng, chủng loại, thời gian xin cấp phát đồng phục và có đầy đủ chữ ký của người đề nghị cấp phát, người cấp phát, chủ quản hoặc lãnh đạo đơn vị.
Phiếu/đơn xin cấp phát đồng phục được lưu giữ nhằm mục đích thống kê biến động số lượng đồng phục.
2.3 Lãnh đạo công ty hoặc quản lý bộ phận phê duyệt
Đơn xin cấp phát đồng phục phải được lãnh đạo công ty hoặc quản lý bộ phận phê duyệt trước khi chuyển qua cho người phụ trách cấp phát đồng phục. Việc phê duyệt này chứng minh yêu cầu cấp phát đồng phục là nhu cầu thực tế của bộ phận, không phải do cá nhân người yêu cầu tư lợi riêng.
Qua đó, người thực hiện cấp phát đồng phục cũng có cơ sở để báo cáo với cấp trên trực tiếp của mình.
2.4 Lập biên bản bàn giao đồng phục
Bên cấp và bên nhận đồng phục cần lập biên bản bàn giao đồng phục khi hoạt động cấp phát đồng phục hoàn thành. Nội dung biên bản ghi nhận thời gian cấp – nhận đồng phục, số lượng đồng phục thực lĩnh bằng hoặc ít hơn, nhiều hơn so với số lượng đồng phục yêu cầu.
2.5 Kiểm kê số lượng đồng phục theo quý hoặc theo tháng
Bộ phận phụ trách cấp phát đồng phục phải tiến hành kiểm kê số lượng đồng phục trong khi theo tháng, theo quý và theo năm. Mục đích của việc kiểm kê là nắm bắt số liệu đồng phục đã cấp phát và số lượng đồng phục còn trong kho.
Từ đó khái quát nhu cầu về đồng phục của từng bộ phận và đưa ra kế hoạch tăng thêm hoặc giảm bớt số lượng trong những lần đặt may đồng phục tiếp theo.
3. Một số lưu ý khi xây dựng quy trình cấp phát đồng phục công ty
Để có một quy trình cấp phát đồng phục chuyên nghiệp, nhanh gọn, các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau.
– Có kế hoạch dự trù về đồng phục: Kế hoạch dự trù đồng phục là kế hoạch đưa ra dự đoán trước về biến động số lượng nhân sự của doanh nghiệp qua từng thời kỳ. Các công ty nên chọn đơn vị may đồng phục uy tín, chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này để có được một bản dự trù hoàn hảo nhất.
– Xây dựng quy trình đơn giản, chặt chẽ: Quy trình cấp phát đồng phục quá rườm rà, phức tạp sẽ gây khó khăn và làm tốn thời gian của các bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu quy trình này quá lỏng lẻo thì các doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu rủi ro thất thoát, lãng phí đồng phục.
Vì vậy, khi xây dựng quy trình cấp – nhận đồng phục, các tổ chức doanh nghiệp cần xây dựng các bước đơn giản nhưng chặt chẽ.
– Đào tạo bài bản đội ngũ nhân sự thực hiện cấp phát đồng phục: Để quy trình cấp phát được vận hành suôn sẻ, yếu tố quan trọng nhất vẫn là con người. Do đó, đội ngũ nhân sự phụ trách việc cấp phát đồng phục phải được tuyển chọn kỹ càng và đào tạo bài bản. Nên ưu tiên tuyển chọn nhân lực có kinh nghiệm về kho vận và quản lý hành chính.
Cấp phát đồng phục là vấn đề quan trọng liên quan trực tiếp tới nguồn chi phí vận hành công ty. Vì vậy, các tổ chức, doanh nghiệp cần quan tâm đúng mức tới việc xây dựng và triển khai quy trình cấp phát đồng phục. Tuân thủ các bước và nguyên tắc cơ bản nêu trên chắc chắn sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp có được quy trình cấp phát đồng phục công ty hoàn hảo nhất.